Η μετακόμιση γραφείου δεν είναι μικρό κατόρθωμα. Όχι μόνο πρέπει να ανησυχείτε για τη φυσική μετεγκατάσταση όλου του εξοπλισμού και των επίπλων σας, αλλά πρέπει επίσης να αντιμετωπίσετε τα logistics για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας μπορεί να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά κατά τη μετακόμιση. Όταν σχεδιάζετε μια μετακόμιση γραφείου, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να κάνετε κυριολεκτικά! Πρέπει να συντονιστείτε με τους μεταφορείς του γραφείου σας, να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι είναι ενήμεροι και να διαχειριστείτε ένα εκατομμύριο άλλες λεπτομέρειες. Ένας πονοκέφαλος δηλαδή.

Πόσο χρόνο χρειάζεται η μετακόμιση σε ένα γραφείο;

Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση εξαρτάται από το μέγεθος του γραφείου σας, την ποσότητα των αντικειμένων που πρέπει να μετακινήσετε και το πού μετακομίζετε. Ένα μικρό γραφείο με λίγους μόνο υπαλλήλους μπορεί συνήθως να μεταφερθεί μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο. Τα μεγαλύτερα γραφεία με περισσότερους υπαλλήλους και περισσότερα έπιπλα προφανώς θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο. Οι περισσότερες επιχειρήσεις δίνουν στους εαυτούς τους τουλάχιστον δύο εβδομάδες για να ολοκληρώσουν μια επιχειρηματική κίνηση. Αυτό τους δίνει αρκετό χρόνο για να τα μαζέψουν όλα, να τα μεταφέρουν στη νέα τοποθεσία και να τα τοποθετήσουν στον νέο χώρο. Μια Μεταφορική στην Αθήνα με πείρα θα σας καθοδηγήσει πλήρως.

1. Προγραμματισμός για Μετακόμιση γραφείου

Το πρώτο και πιο σημαντικό βήμα για την επιτυχή εκτέλεση μιας μετακόμισης γραφείου είναι ο εκ των προτέρων προγραμματισμός. Με λίγη προετοιμασία, μπορείτε να εξασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση στον νέο σας χώρο γραφείου. Θα πρέπει να αρχίσετε να σχεδιάζετε τη μετακόμισή σας τουλάχιστον 6-8 εβδομάδες νωρίτερα, ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να φροντίσετε όλα τα logistics που εμπλέκονται. Αυτό περιλαμβάνει τα πάντα, από την ενημέρωση του ιδιοκτήτη ή του διαχειριστή του ακινήτου σας για την πρόθεσή σας να μετακινήσετε το γραφείο σας, τη διευθέτηση της αποσύνδεσης και επανασύνδεσης των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας και τη μεταφορά της υπηρεσίας Διαδικτύου και τηλεφώνου σας.

Αφού έχετε ένα λεπτομερές σχέδιο, μπορείτε να αρχίσετε να επικοινωνείτε με τους μεταφορείς γραφείου για να λάβετε προσφορές.

2. Καθορίστε τον προυπολογισμό σας

Θα χρειαστεί να λάβετε έναν προϋπολογισμό από τους ηγέτες της εταιρείας σας και να καθορίσετε κατευθυντήριες γραμμές για την ολοκλήρωση όλων των αγορών που σχετίζονται με επιχειρηματική μετακόμιση. Θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εταιρική κάρτα; Θα πρέπει να υποβάλετε τιμολόγια; Ποιος θα χρειαστεί να εγκρίνει τις αγορές ή τα συμβόλαιά σας; Θα θελήσετε επίσης να λάβετε υπόψη πόσο μεγάλο γραφείο μετακινείτε; Η μετακόμιση είναι τοπική ή εκτός πόλης; Τι εξοπλισμός και έπιπλα θα χρειαστούν για να μπουν στην αποθήκευση; Απαντώντας σε αυτές τις ερωτήσεις, θα βοηθήσετε να αρχίσετε να οραματίζεστε τη διαδικασία μετακόμισης για την επιχείρησή σας. 

3. Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους για την μετακόμιση γραφείου

Εάν έχετε υπαλλήλους, θα πρέπει να τους ειδοποιήσετε αρκετά ώστε να μπορούν να κάνουν τις απαραίτητες διευθετήσεις (όπως μετακίνηση προσωπικών αντικειμένων και διευθέτηση εργασίας από το σπίτι την ημέρα μετακόμισης). Μια σημαντική λεπτομέρεια είναι η δημιουργία μιας συγκινητικής ανακοίνωσης για τους υπαλλήλους σας. Αυτό θα βοηθήσει όλους να παραμείνουν στην ίδια σελίδα και να γνωρίζουν τι συμβαίνει. Καθώς δημιουργείτε την ανακοίνωση, φροντίστε να συμπεριλάβετε τυχόν ισχύοντα στοιχεία που θα επηρεάσουν άμεσα το προσωπικό σας. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλοι θα ενημερωθούν και θα προετοιμαστούν για τη μεγάλη κίνηση.

4. Μιλήστε με τους επαγγελματίες μας

Η μετακίνηση γραφείου μπορεί να είναι μια περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία, ειδικά αν έχετε μεγάλο ή πολύπλοκο χώρο γραφείου.

Για να κάνετε τη μετακόμιση όσο το δυνατόν πιο ομαλή και χωρίς άγχος, είναι σημαντικό να προσλάβετε μια επαγγελματική μεταφορική εταιρεία όπως η Leader Removals, που έχει εμπειρία στη μετακόμιση γραφείων. Οι μεταφορείς επιχειρήσεων είναι εξοικειωμένοι με τις προκλήσεις της μεταφοράς επίπλων γραφείου, εξοπλισμού και αρχείων και θα εργαστούν επιμελώς για να διασφαλίσουν ότι η επιχείρησή σας μετακινείται γρήγορα και αποτελεσματικά. Επιπλέον, οι μεταφορείς γραφείου είναι εκπαιδευμένοι να αποσυναρμολογούν και να επανασυναρμολογούν έπιπλα γραφείου, έτσι δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε σημαντικά εξαρτήματα ή κομμάτια.

Όταν προσλαμβάνετε μια επαγγελματική μεταφορική εταιρεία για τη μετακόμιση του γραφείου σας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το γραφείο σας θα μεταφερθεί με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει τους επαγγελματίες του γραφείου σας πολύ νωρίτερα για την ημερομηνία μετακόμισης. Αυτό θα τους δώσει χρόνο να προγραμματίσουν και να προετοιμαστούν ανάλογα. Δεύτερον, φροντίστε να παρέχετε στους επαγγελματίες σας όλες τις σχετικές πληροφορίες (π.χ. νέα διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας, πρόσβαση φόρτωσης/εκφόρτωσης κ.λπ.). Επικοινωνήστε μαζί μας για το κόστος μετακόμισης.

Τέλος, μόλις ξεκινήσει η μετακόμιση, αφιερώστε λίγο χρόνο για να περπατήσετε στον χώρο με τον επικεφαλής της ομάδας σας για να τους βοηθήσετε να προσανατολιστούν και να εξοικειωθούν τόσο με το νέο όσο και με το παλιό γραφείο. Ακολουθώντας αυτές τις απλές συμβουλές, μπορείτε να εξασφαλίσετε μια ομαλή και επιτυχημένη μετακόμιση γραφείου για όλους τους εμπλεκόμενους.

5. Κούτες και Προμήθειες

Αν και μπορεί να φαίνεται απλό έργο να επιλέξετε απλώς μερικά κουτιά και πλαστικούς κάδους, υπάρχει στην πραγματικότητα πολύς σχεδιασμός που πηγαίνει σε μια επιτυχημένη μετακόμιση γραφείου. Μία από τις πιο σημαντικές αποφάσεις που θα πάρετε είναι τι είδους κουτιά και κιβώρια θα χρησιμοποιήσετε.

Υπάρχουν κάδοι που μπορούν να νοικιαστούν, κλασικά χαρτόκουτα και πολλά άλλα. Διαφορετικοί τύποι επιχειρήσεων έχουν διαφορετικές ανάγκες μετακόμισης, επομένως είναι σημαντικό να επιλέξετε τον σωστό τύπο κουτιού για την εμπορική σας μετακόμιση. Ανεξάρτητα από την κατάστασή σας, οι μεταφορείς γραφείου σας μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τι απαιτείται.